浅谈汽车4S店配件的入库出库管理

  摘 要:汽车4S店经营范围中,整车销售、配件销售、维修3个方面可以说是店内主要的利润来源,而配件销售和汽车维修两个环节都离不开配件供应。配件能否及时供应直接关系着汽车4S店的服务质量,关系着客户的满意度,体现汽车4S店的服务能力。
  关键词:汽车4S店;配件;入库出库管理
  一、汽车配件入库管理
  1.备件到货验收
  备件到货验收包括清点备件数量、核对单证和检查备件质量。
  (1)清点备件数量主要是核对备件的到货数量与到货清单上的数量是否一致,如果不一致必须认真做好登记,及时和供货商沟通,查明原因解决问题。
  (2)核对单证包括核对计划单、订单与到货清单、发票等计量单位、数量、金额是否准确无误,发现问题必须及时查明原因并解决。
  (3)检验备件质量主要是检验是否有损坏的零件。
  2.备件记录
  备件清点的同时,应做好相关记录工作。
  3.办理入库手续
  清点验收无误立刻办理配件入库手续,在配件入库时必须做到以下几点:
  (1)入库操作时务必认真核对供货商名称、配件编码、配件名称、计量单位、入库数量和金额,确保与到货清单、采购发票等完全一致;
  (2)办理备件入库时,必须认真核对备件对应的仓位,对于没有仓位的备件应及时合理地设置仓位;
  (3)将零件按仓位正确摆放在货架上,同时在对应的《进销存卡》上进行登记;
  (4)打印《备件采购入库单》后,再次核对实物、发票(或到货清单)、存放仓位等是否一致;
  (5)完成人库操作后,应将计划单、备件订单、到货清单、《备件采购入库单》装订在一起妥善保存,作为财务报销凭证;
  (6)所有备件到货必须立即办理验收入库,未办理入库前一律不允许出库;
  (7)配件入库后,及时做好备件损坏情况、订货缺件情况和备件价格变化情况统计、核对并通报备件计划员、备件主管。
  (8)入库过程中对于厂家更新编码的零件,必须在电脑系统中、备件进销存卡上明确注明替代关系等信息,为日后准确发货创造条件。
  4.奖惩规定
  (1)违反本规定,对配件入库不认真,导致库存误差的,一经发现对主要責任人罚款。
  (2)所有配件入库、验收等单证,必须由经办人员签名,凡抽查发现未签名单证,对相关经办人应给予罚款,由此导致损失的,由责任人按进货价全额赔偿。
  (3)发现到货存在的数量、质量、包装等问题,不及时处理或记录不符合规定,导致索赔失败的,由责任人按进货价全额赔偿。
  (4)坚持原则,拒绝、制止、举报违规行为的,视情形给予奖励。
  二、汽车配件出库管理
  1.零件报价
  (1)备件部应主动了解厂家备件供应情况,动态掌握配件销售价格变化情况,及时更新配件价格表。
  (2)常用配件价格应在接待区域醒目位置予以公布。
  (3)备件部报价人员必须对所报出的价格负责;受理前台接待人员、车间维修人员及客户询价时,必须严格按统一规定的价格表报价,不得随意报价。
  (4)配件报价单只作为报价工具,不得作为出库依据。
  2.备件出库
  (1)备件领料分为客户付费维修领料、厂家索赔维修领料和保险理赔维修领料3种情况。
  配件出仓前必须确认领料单证的有效性。
  ①客户付费维修领料时,备件出库应按S/A签字确认的内容打印配件出仓单。
  ②厂家索赔维修领料时,备件出库应按索赔员签字确认的内容打印配件出仓单;使用厂家无偿提供的用于招回维修的配件时,应在该配件专项进销存账目中办理出库,不得与仓库账混淆。
  (2)在备件对外销售时,配件销售员打印《配件销售单》,顾客凭《配件销售单》到前台结算付款。备件出库应按经结算员确认收到款项的《配件销售单》打印出仓单进行发料。
  ①打印出仓单前,必须认真核对,确认相关仓位码、配件编码、名称、适用车型等信息与需求配件完全一致,杜绝出库配件名实不符。
  ②对于应该交旧领新的配件,仓库管理员在确认旧件已回收后,根据出仓单上的内容进行发货。
  ③发货时必须先通过系统打印出仓单,再由发货人和领料人共同验货、清点,确认名实相符、数量正确、质量合格后在出仓单上签字确认。不允许先发出配件,事后补办领料手续。
  (3)出库物资必须准确计量。包装量大于单次使用需求量的材料,应按实际需求量拆零出库,并做到拆零计量准确、成本核算到单台维修车辆;不得按包装量整批出库。
  (4)配件出仓后因误领、误发等原因需要退回仓库的,经验收确认没有损坏的,可办理领用退库,并应及时录入系统,打印退库单,由领料退库人、收货签字确认后,单证交结算员做结算相关处理。
  3.备件借用及调拨业务
  (1)本单位维修车间因外出救援或判断疑难故障而借用零件时,借件人应填写《零件借用申请表》,经服务经理签字确认后方可借用,并确保当日、整洁、完好地归还。
  (2)仓管员应主动跟进,及时收回借出的配件,备件主管必须在每天下班前,检查所借出的配件是否收回。
  (3)仓库处理集团内部调拨备件,必须录入售后服务系统,调出单位按出库录入,调入单位按入库录入。必须在办理调拨出库的一周内将出库单上交给财务会计,由会计与对方单位核对无误后办理开发票手续。
  (4)借人、借出配件,必须严格履行报批手续,规范装订、妥善保管凭证,设置备查账及时有效跟进督促归还,否则,由此造成的损失,由备件主管、仓管员共同全额赔偿。
  4.奖惩规定
  (1)仓库工作人员,不认真确认领料凭证的有效性,盲目发出配件,导致损失的,由有关责任人进货价全额赔偿损失。
  (2)所有配件销售单、配件出库单必须由经办人员签名,凡抽查发现未签名单证,对相关经办人应给予一定罚款,由此导致损失的,由责任人按进货价全额赔偿。
  (3)违反借用配件规定,导致配件出库漏结、盘亏的,由责任人全额赔偿;借用零件归还时发现损坏、严重污损的由借用人按销售价赔偿80%,事后发现的由备件部按销售价赔偿80%。
  (4)发货经办人未经认真核对实物和单证,导致错发配件的,处以一定罚款;领料双方未 确认名实相符且导致损失的,按配件进货价由双方各赔偿50%。
  (5)配件出库不及时录入系统、不及时登记进销存卡,一经发现处以一定罚款。
  (6)坚持原则,拒绝、制止、举报违规行为的,视情形给予现金奖励。

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