加强印章档案管理的若干措施分析

  摘 要:印章档案具有一定的特殊性,作为一种实体档案,对其进行管理是非常重要的。印章对于事业单位来说更为重要,印章的管理也需要更为严格的约束。对印章的管理不光体现在其日常工作中的使用上,还体现在其周全的保障工作上。比如当印章遗失时,事业单位能够在第一时间让印章失去法律效力,避免给后续的工作造成麻烦。本文针对印章档案管理的现存问题展开分析,提出了几点加强印章档案管理的有效方法,希望对事业单位提高印章档案管理水平有所帮助。
  关键词:印章档案;管理;问题;措施
  引言
  对于事业单位来说,印章具有至关重要的作用。在文件上使用印章能够表明事业单位对于文件的鉴定或者签署,能够代表事业单位,具有一定的法律效率。印章的制作材料有金属、木头、石头、玉石等,无论是哪一种材料,印章档案都和奖状、奖杯、奖章等一起,归属为事业单位的实物档案。人们普遍对于印章没有充分的了解,通常会认为印章只要失去了法律效率,将其销毁即可,对于其不良影响没有足够的认识,所以对于印章档案的管理可能存在或多或少的疏漏。印章档案的法律效力不會因为它销毁而消失,它是事业单位的象征,尽管实体印章不存在,它依旧会产生影响,它是事业单位权利的象征,也是事业单位的重要凭证,是其行政行为和商业行为的证明。所以,加强印章档案管理是必要的,事业单位的管理人员一定要提高重视,在日常工作中确保印章档案的使用按照规范进行。
  1.印章档案管理的现存问题
  1.1印章档案管理意识有待提升
  印章档案因为具有不同的效力,在日常管理和使用的过程中,通常也需要不同的方法。对于事业单位来说,通常情况下,印章并不会过于集中在某一部门或者某一人手里,因为事业单位在业务开展的过程中,不同部门会需要使用不同的印章,这就使得有一部分印章会经常性地在不同部门之间流转。如果印章档案的管理意识不高,印章在流转的过程中,有可能造成遗失或者使用不当,很容易造成管理效果不理想。而有一小部分事业单位内部正是因为员工的印章档案管理意识淡薄,导致印章出现遗失,不仅影响了工作的正常开展,还会给事业单位造成一定的风险。
  1.2印章档案收集范围不够明确
  要想提高印章档案的管理质量,事业单位需要对印章档案的收集范围作出明确的规定。通常来说,印章档案的收集比较简单,需要相关人员填写一张备案信息表,方便保存和管理,然后事业单位需要对印章的审批材料进行备份。但是在实际收集过程中,有些管理人员为了节省时间,并没有严格把控记录工作,容易导致记录结果失准,导致印章收集工作准确性下降。
  1.3使用规范落实不到位
  在任何一家单位中,印章的使用都需要严格的规范加以约束,对于事业单位更是如此。印章的使用一定要遵循规范进行,要想达到这一目的,事业单位需要有内部的印章使用规范制度,但是,不可否认的是,有一部分事业单位虽然有明确的规章制度,但是其执行效果不够理想,印章的使用仍然频繁出现不合规的情况。鉴于印章具有一定的法律效率,代表事业单位的最高权利,所以在印章使用规范方面,各事业单位仍然要加大力度进行完善,并严格落实。如果在使用的过程中有印章发生损坏,不能继续使用,一定要做好销毁,并做好对应印章的销毁记录。
  2.加强印章档案管理的措施
  2.1提高印章档案的管理意识
  印章档案对于事业单位来说,其重要性毋庸置疑。要想让印章档案管理取得预期的效果,单位就要加强员工的印章档案管理意识。单位领导首先要走出表率,以身作则,督促各部门加强印章管理,推进各部门的印章使用规范的落实,并带领各部门将废旧、不再使用的一做哪行收集上来,由档案管理部门进行统一处理。档案管理部门对于各种印章都要建立档案,并根据用途进行归档,并定期对各种印章进行检查,确保印章档案管理工作稳步进行。
  2.2进一步完善印章档案的管理规范
  事业单位要想加强印章档案的管理工作,还需要将收录在案的印章档案进行登记,并按照印章档案的登记顺序进行交接。在编制登记记录时,要秉持实用性的原则,方便相关人员对记录进行查阅。印章档案的目录一般来说可以按照印章名称、启动时间和废止时间做好备注,这样,印章档案的管理工作才会更加规范。
  2.3提高印章使用过程中的管理水平
  管理人员在进行印章档案登记时,要确保印章预留印版序号准确无误。在制作印模时,相关人员还要做好工具和印模材料的清洁工作。在印章档案使用的过程中,事业单位可以根据印章所处的使用流程,指派专人对其进行管理。由于事业单位内部部门众多,很多业务在开展过程中需要多个部门使用印章,事业单位可以通过完善管理制度,确保印章在不同部门、处于不同的业务环节中时都能有专人对其负责。这样,在无形之中员工的印章管理意识就会得到提升,相关责任人也能更加重视印章的使用,在使用完成之后妥善地交由相关部门进行使用或者保存。
  2.4加强对老旧印章的处理工作
  印章在使用的过程中,难免会因为磨损、印泥污渍顽固等一系列原因造成使用效果不佳,印的字迹不够清楚等现象。印章档案的管理部门需要定期对印章进行处理。比如,可以将印章投放进有清洗液的容器中,经过适当时间的浸泡之后再将其取出,进行清理,这样的清理效果会更好。如果有些印泥过于顽固,用细毛刷难以清理,可以使用细小的竹签将其挑开,同时注意力度,避免对印章造成破损。印章清洗完成之后,要将其放在通风干燥处,自然风干。对于那些因为使用过度而无法再正常使用的印章,要交由档案管理部门统一处理,在监督之下进行销毁,并做好销毁记录。
  结束语
  文章档案是事业单位重要的权利代表,具有法律效力,所以一定要加强印章档案的管理。事业单位的领导和档案管理人员要对其给予高度重视,对现有的档案管理问题进行解决,比如通过宣传和教育提高员工的印章档案管理意识,完善印章管理制度,并严格管理印章的使用,最后做好老旧印章的处理工作。本文简单分析了事业单位内部可能存在的印章档案管理方面的问题,并提出了相应的解决方法。
  参考文献
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