浅谈新形势下人事档案管理问题与对策

  摘 要:当前,干部人事档案造假问题层出不断,对于干部人事档案的专项审核提高新高度,各部门也在全面审核干部人事档案,促进了人事档案管理走向规范化道路。同时,也暴露出人社部门在管理人事档案方面也存在一定的问题。
  关键词:人社部门;人事档案;问题;解决策略
  一、当前人社部门人事档案管理中存在的问题
  (一)档案管理不够规范
  人社部门人事档案管理存在较多不规范的现象,主要表现在档案材料书写不规范,尤其是早期材料,有使用圆珠笔、蓝色墨水笔,甚至是铅笔填写的;字迹潦草,不能直观辨识,同时存在涂改勾抹的情况;有些档案表册并没有根据要求进行填写,照片缺失,签名不清晰,未盖章等情况;有的档案没有清晰规范的卷宗目录,目录打印不规范,装订较为随意等等。
  (二)档案信息不对称
  在档案信息方面,也存在较多的问题,主要表现在年龄记载没有体现出一致性,就算信息记载并没有出现涂改的情况,可是早期材料与后面的材料中出现了不同的出生年月,或者并没有注重如实填写信息的地方,有的出生年月采用公历,有的采用阳历。有的年龄与实际情况有所出入等。工作经历记载和工龄之间有着一定的差距,有的差距达到了一两年,主要原因在于不少干部在校时间较早,而参加工作之后并没有进行相应的跟踪记载,早期材料缺失不少关键性材料,却无法进行及时的补录。
  (三)档案材料严重缺失
  对于人社部门来讲,每年都会进出大量的人员,在收集档案资料的时候并没有根据要求全部上交,导致不少的档案材料严重缺失。主要是相应的学籍材料、党员材料、学历材料、参加工作佐证材料、调转材料、干部任免审批表、奖惩材料等等。由于材料的缺失,组织在培养和选拔干部的时候,不能对材料进行充分的利用。同时,有的材料不够完成,缺少簽名、印证公章,甚至有些填表时间都没有,导致材料不够真实可信。
  二、导致人社部门人事档案管理问题的原因分析
  (一)管理制度不健全,缺少监督机制
  虽然在人社部门的人事管理中,都形成了相应的规章制度,并且经过系统的培训,但是真正的落实却存在一定的问题。究其原因是并没有对具体的人事管理工作进行相应的监督,导致管理人员能够动用自己的权力对档案进行修改。同时,管理过程中也存在玩忽职守的现象,有些管理人员并没有充分重视档案管理工作,材料收集混乱,导致档案信息不够明确,信息出现不一致的现象,而管理人员对其中的问题并没有进行反馈,只是将这些收集到的材料胡乱归档到一起,从而导致材料缺失的现象。
  (二)人社部门干部个人缺乏档案意识
  人社部门的干部人员都是学历较高的人才,主要工作与教学教研工作中,对档案工作不够了解,总觉得这些工作是由档案管理人员担任,需要自己的提交的时候才会进行提交,尤其是后期获得的学历、职称和奖励等相关材料,并没有进行主动上交,从而导致个人档案并不齐全。在需要填写个人档案材料的时候,书写潦草,出现错误随意涂改,填写过程中显得较为随意,并没有注重检查,导致多次提交的材料信息不对称。尤其是对于个人工作总结和年度考核等相关材料,都是网络上全文摘录,甚至有些的相关材料多年来都完全相同,对干部在某段时间的具体的表现不能真实地反映出来。从中可以看出,部分人社部门干部个人并不具备档案意识,导致档案信息不够齐备和真实。
  (三)管理手段传统,没有充分应用现代信息技术
  大部分人社部门在档案管理中投入的经费和人力都不够充分,从而导致软件硬件配套落后,现代化信息技术使用水平不高。集中表现在硬件和软件设施方面。在硬件方面,不少人社部门的档案库房和阅档室并没有配置齐全的设施设备,从而导致管理条件落后,相应的监控设备、消防设备等基本硬件达不到工作的需要。在通风、防潮等方面不能有效跟进,从而让档案材料的保存有着一定的安全隐患。硬件方面主要是档案管理人员不够专业,并没有开展定期或者不定期的培训,在档案管理方面方法传统,不能形成较好的管理效率。当前依然有一些人社部门依然采用传统的查阅方式,采用手写记录的方式,并没有对现代信息技术进行充分的利用。
  三、人社部门人事档案管理的有效措施
  (一)建立与之对应的管理制度
  针对人社部门人事档案管理的现状,对不规范的情况进行充分的改善,主要是需要将与之对应的管理制度建立起来。只有形成了相应的规范管理制度,才能让人社部门档案管理步入科学化、制度化、规范化轨道。制度涉及到众多方面,尽量进行全面的考虑。具体涵盖了岗位职责、管理程序、保密制度、查阅利用制度、库房管理制度等。同时,需要对责任追究机制进行建立和完善,将依法管档理念树立起来,对于有涂改或者造假的档案材料,务必进行及时上报并处理。借助于相应的管理制度,能够让管理工作落到实处。
  (二)建立档案收集工作的长效化,维护档案权威
  人社部门在人事档案整理工作开展中,需要注重对材料的收集,这是最为基础性的工作,管理人员需要仔细鉴别材料,对于有疑问的材料务必需要进行相应的核实,如果出现了伪造、存疑或者涂改过的人事档案材料,不能进行入库,从而能够保证材料的真实性和规范性。已经经过收集获得的材料,需要进行妥善保管,科学合理进行分类并进行装订。在查阅和专递等环节中要遵守相关的规章制度,对人事档案进行安全使用。
  (三)提升档案管理人员的专业化管理水平
  对于人社部门人事档案管理的工作人员,需要选择专业对口、党性较强,有着责任心和业务能力较强的人员。在管理过程中,需要对他们的工作进行细化,坚决按照法律法规和档案管理制度工作,从而保证人事档案材料的真实性和完整性。多加强业务培训,定期或者不定期进行培训,重点培养其业务素质、管理手段,加强审核档案的能力。
  (四)加快建设档案工作数字化,建设信息化管理
  由于人社部门人事档案价值较大,需要从传统的档案管理方法中转变过来。传统的手工分类、装订和保管等环节中,容易出现一些私藏、造假和涂改等情况,对于档案的真实和全面方面有着一定的影响。因此,可以充分借助于现代信息技术进行管理。通过扫描的方式将材料变成电子文档进行保存,从而让保存体现出多样化形式,并且能够提高管理的工作效率。
  总之,人社部门人事档案管理工作存在一定的问题,我们需要对导致问题的原因进行充分的查找和研判,针对性实施一定的改进策略,以此提高人社部门人事档案管理的工作效率。
  参考文献
  [1]杨伟龙;做好干部人事档案专项审核工作的意义和几点思考[J];黑龙江档案;2019年第9期。

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