对基于现代化视野下的技工院校学生档案管理工作的理性思考与探索

  摘 要:技工院校的学生档案管理工作是院校对学生管理工作中的重要环节。随着我国现代化进程的不断加快,使得院校对学生档案管理工作有了新的思考和認识。在现代化视野下,本文通过分析技工院校学生档案管理工作具体实施方案,以期能够提高技工院校学生档案管理工作的效率。
  关键词:技工院校;学生档案;管理;思考与探索
  前言
  技工院校学生档案是其参加工作的重要依据,做好档案管理工作能为学生在今后的工作、干部选拔、考核等方面提供重要的参考依据。教育部和国家相关部门也对技工院校的档案管理工作制定了相关的管理办法,因此院校要对学生档案管理工作中引起足够重视,并不断对工作进行优化和改进。
  一、技工院校学生档案管理特点
  技工院校学生档案主要记录学生在校学习和生活的基本情况。主要包括新生登记单、成绩记录、在校表现评定表、在校学生奖惩资料等。技工院校学生档案不仅是学校教育学生、培养学生和管理学生的真实记录,还是反映一个人在学生阶段的德智体美和家庭政治经济状况的可靠文件,也是作为社会选拔任用人才的重要参考资料。因此,加强技工院校学生档案管理对促进学校可持续发展具有重要意义。
  二、技工院校学生档案管理工作思路
  (一)明确学生档案管理工作职责
  学生档案管理工作是技工院校管理工作的重要内容之一。院校领导应对学生档案的管理工作应引起高度重视,要成立专门的学生档案管理部门,依据相关的学校档案管理办法,有组织、有计划的做好档案管理工作。同时院校要建立相关的管理方案,管理部门还要对档案的收集整理、保管、内容核对与审查等制定相应的规章制度,以此使管理工作能够顺利开展。首先建立档案的收集和监督管理制度。工作人员要形成定时收集学生档案的习惯,做到让学生信息及时归档。其次对工作人员和学生加强档案管理的宣传教育,提高其对档案管理工作的认识,并按规定执行交接、登记等相关工作。最后在学期末对学生档案进行整理汇总,将学生的相关成绩、获得奖惩的相关情况进行逐项登记和核对,以确保档案的真实有效性。
  (二)应用信息技术创建学生电子档案系统,增强档案利用率
  院校对于学生的在校行为要记录在档,对于有条件的院校还要对学生进行实时管理,实现全程的动态化档案管理目标。利用现代化信息技术对学生档案创建电子档案系统。首先将档案信息内容录入归档。采取按院系、专业、班级分类进行录入。其次对于新生要整理其信息内容录入系统,同时将学生在校内的信息要及时反馈进行录入和存储。通过利用相关的多媒体手段,把学生档案中的图片、视频、文字等内容进行信息化处理并制作电子档案,一人一档案,通过数据化的存储,方便院校或用人单位对档案信息检索和查阅,这既节省人力和相关资源,又使档案管理工作效率得到显著提高。另外还要建立以学生档案为中心的信息管理系统,使学生的档案信息内容形成统一的具有科学性的管理模式,以此促进学生档案管理工作信息化建设。
  院校还要不断对学生档案进行开发,增强档案使用价值,以此促进档案的应用效率。学生的档案管理工作并不局限于对学生档案的有效保存,还可以开发档案的其他价值,以促使档案能够发挥最大的实际价值。所以在对档案实行管理的过程中,不仅要对学生档案进行有效整理和存档,还要对档案的数据资料和内容进行研究,从而为相关的文献或研究提供有价值的数据参考。院校还可从学生档案中总结有规律和结论性的数据信息,以此为院校的各项教学内容、服务和管理等方面提供有价值的服务。
  (三)对学生的档案内容不断丰富
  学生的档案内容是否真实、有效和全面,这对于学生的发展、院校的学生管理工作和社会对人才的评价和选拔均起到了十分重要的作用。现阶段,有些技工院校的学生档案内容比较单一,这就不能使用人单位在选拔人才时对学生有全面了解,因此院校不仅要做好学生档案管理工作,而且对于学生的档案内容要不断丰富,以此能够使用人单位在调阅档案时能够对学生有全面的了解。在学生的档案内容中可添加关于学生特长、诚信、道德素养、心理和实践内容等信息,同时院校可从客观层面对学生的整体情况做出总结并归档,以此使用人单位对学生有客观性的认识。通过不断对学生的档案信息进行完善,可以有效的将学生的在校情况真实、客观的展现出来,还可以促进学生的个性化特征的发展,从而为学生能够顺利就业提供有利条件。
  (四)强化档案管理人员的隐私保护意识。
  使用学生档案时,经常会出现隐私泄露的问题,大部分原因是人为的泄密。对此,除了完善学生档案管理相关制度、规范利用过程更要进一步强化档案管理人员的隐私保护意识。有关部门要借助网络、媒体等渠道,宣传档案隐私保护的新技术、新方法,表彰隐私保护先进人物和先进事迹,对玩忽职守的,要严厉批评和通报,营造良好氛围,促进档案管理人员自觉保护隐私的意识。
  结束语
  总而言之,技工院校的学生档案管理工作是一个长期化、系统化和专业化的工作。院校在档案管理工作中要结合教育发展趋势,从管理思想和制度上不断落实相关工作。在现代化视野下,要把握住学生档案工作的发展动态,不断增强对档案管理的扶持力度,使学生档案管理工作实现信息化的电子管理模式,还要对管理工作人员加强信息化技能培养,以使其更好的服务于本职工作,进而增强学生档案工作的有效利用率,并发挥其最大使用价值。
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